Можно ли взять компенсацию вместо отпуска: кому полагается и в каких случаях, надлежащий порядок предоставления. Как получить компенсацию за неотгуленный отпуск? Можно ли компенсировать основной отпуск деньгами

Недавно столкнулась с ситуацией, когда руководитель одного из отделов компании не захотел уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. У него важный проект, от которого многое зависит, и он попросил каким - то образом компенсировать 28 дней отпуска деньгами. Сначала я пыталась доказать, что в отпуск он обязан пойти. А компенсацию выплачивать можно только за те дни отпуска, которые превышают 28 дней. Об этом говорится в статье 126 Трудового кодекса. Но когда руководитель стал настаивать, я выяснила, что есть способы, по которым ежегодный отпуск можно заменить денежной выплатой, не нарушая при этом закон.

СПОСОБ № 1. Отзыв сотрудника из отпуска.

Можно использовать отзыв сотрудника из отпуска. Обоснованием может быть, к примеру, проведение инвентаризации и обязательное присутствие материально ответственного лица или налоговая проверка. Отзыв из отпуска может быть только по обоюдному согласию работника и компании. Об этом говорится в статье 125 Трудового кодекса.

Важно, что неиспользованную часть отпуска сотрудника можно присоединить к тому отпуску, который будет не только в этом, но и в следующем году. Правда, нельзя забывать, что Трудовой кодекс не позволяет отзывать из отпуска работников, которым не исполнилось 18 лет, беременных женщин и тех, чей труд связан с вредными и опасными условиями.

В Трудовом кодексе не сказано, как оформлять процедуру отзыва из отпуска. Но для компании лучше, чтобы у нее были документы о том, что оформляется отзыв из отпуска. Чтобы от трудовой инспекции не было претензий, можно попросить сотрудника написать заявление о том, что он согласен на отзыв, а в приказе об отпуске поставить отметку «На отзыв из отпуска согласен».

При отзыве сотрудника начисленные ранее отпускные компании придется пересчитать. Из их общей суммы вычитаются отпускные на те дни, которые сотрудник не успел «отгулять». А за те дни, которые сотрудник отработал вместо отпуска, ему нужно начислить зарплату. Здесь появляется минус: компании придется заплатить страховые взносы с этих сумм, но зато для работника это наиболее безболезненный вариант.

У компании есть право вообще перенести отпуск сотрудника на следующий год. Статья 124 Трудового кодекса разрешает это, когда отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальной работе компании. В этом случае для трудовой инспекции надо будет обосновать сложную обстановку. Например, в отделе, в котором трудится отпускник, все заболели и некому выполнять текущую работу.

СПОСОБ № 2. Большая часть отпуска приходится на выходные дни.

Отпуск работнику предоставляется в календарных, а не в рабочих днях. В число календарных дней отпуска не включаются нерабочие праздничные дни, как говорится в статье 120 Трудового кодекса. А выходные дни засчитываются как календарные и могут включаться в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Поэтому удобно отправлять сотрудника в отпуск на выходные до тех пор, пока он не отгуляет неиспользованные дни отпуска. Этот способ мне больше по душе. Правда, надо не забывать, что по статье 125 Трудового кодекса одна из частей отпуска не может быть меньше 14 дней. Значит, разбивать на выходные можно только половину отпуска.

Можно поступить проще. Предположим, работник может уйти в отпуск только на одну рабочую неделю. В заявлении надо написать, что он берет отпуск не с понедельника по воскресенье, а с субботы одной недели по воскресенье другой. Получается 9 календарных дней. В этом случае работник получит больше отпускных, но фактически на рабочем месте сможет присутствовать дольше.

На практике можно скомбинировать несколько способов. Например, работник пишет заявление на 9 дней, 4 из них - выходные. Остальные 5 дней разбиваются на выходные дни. Так получается 14 дней. Оставшуюся половину отпуска можно сделать с отзывом. То есть работник пойдет в отпуск только, предположим, на один день из 14 оставшихся.

СПОСОБ № 3. Увольнение и последующий прием на работу.

Можно использовать увольнение и последующий прием на работу. Если работник увольняется, то работодатель за все неиспользованные отпуска обязан выплатить ему денежную компенсацию по статье 127 Трудового кодекса.

Эта обязанность у компании-работодателя возникает независимо от причины увольнения, будь то собственное желание работника, сокращение штата или соглашение сторон. Никто не запрещает в пятницу уволить сотрудника, выплатить причитающиеся ему отпускные, а в понедельник принять его обратно.

Еще советы.

Способы не противоречат закону

Александр ЗУЙКОВ, лектор, юрист - консультант по вопросам трудового законодательства, ведущий преподаватель Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»:

Описанные способы замены отпуска денежными компенсациями не противоречат законодательству. Но ежегодный отпуск сотрудникам, конечно, лучше предоставлять. Все - таки об этом прямо говорит Трудовой кодекс в статье 115. Но если сотрудник настаивает на том, чтобы не уходить на 28 дней, а получить компенсацию, то компаниям приходится изыскивать методы выхода из сложившейся ситуации.

Я советую компаниям быть осторожнее при использовании способа с увольнением сотрудника и выплатой ему компенсации. Юридически этот способ чист, но надо быть осторожным с трудовыми проверками. У контролеров из трудовых инспекций могут возникнуть вопросы по поводу быстрого возврата сотрудника. Инспекторам можно объяснить, что это было решение работника, а компания просто пошла ему навстречу. Например, у сотрудника изменились семейные обстоятельства, стал срочно нужен стабильный источник дохода и было не до поиска нового места. Компания была заинтересована в работнике как в высококвалифицированном специалисте и согласилась принять его обратно. Хорошо, если это сможет подтвердить перед инспекторами сам сотрудник.

Виктория ЦИРУЛЬНИКОВА, главный бухгалтер ООО «Ниса»:

Я сама летом постоянно сталкиваюсь с ситуацией, когда все сотрудники разом хотят идти в отпуск. Многим работодателям просто приходится в таких ситуациях регулировать отпуска кадрового состава, чтобы компания не осталась без специалистов.

Вариант с увольнением и приемом очень часто использовался раньше. Но сейчас он невыгоден для компаний, так как с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении надо перечислять страховые взносы. Поэтому способ скорее подходит тогда, когда компания сама крайне не заинтересована в том, чтобы работник отрывался от работы, и готова заплатить за компенсацию взносы.

Способы с предоставлением большей части отпуска на выходные дни тоже используются часто. Но они более трудозатратны для бухгалтерии и отдела кадров. Сотруднику придется написать кучу заявлений, в которых просто допустить ошибки из - за большого количества дат. Поэтому с бумагами здесь надо быть очень внимательными.

Возможно рассмотреть и такой способ. Формально сотрудник берет отпуск на 28 дней. Получает отпускные в полном объеме. Но фактически он отдыхает первые 14 дней, а затем выходит на работу. Поскольку зарплату начислить за отработанные дни ему невозможно, ведь он как бы в отпуске, компания выплачивает ему премию в размере зарплаты за 14 дней.

Статья напечатана в журнале "Семинар для бухгалтера" № 7, 2010

То, что при увольнении работника за неизрасходованные дни отпуска ему полагается денежная компенсация, известно, наверное, каждому бухгалтеру. А можно ли выплатить компенсацию работающему сотруднику, который не отгулял все положенные за год дни отпуска? предоставляет такую возможность, но в строго ограниченных случаях. Кроме того, для вас как для работодателя замена отпуска компенсацией работающему сотруднику является правом, а не обязанностью. То есть вы при желании можете и отказать работнику в выплате денег вместо отпуска. А если вы все же согласны на такую замену, читайте в статье подробности о том, как правильно ее оформить.

Примечание. Замена отпуска денежной компенсацией - это право работодателя, а не его обязанность.

Кому нельзя заменять отпуск денежной компенсацией

Работник просит вас заменить отпуск денежной компенсацией. И прежде чем удовлетворить его просьбу, вам следует убедиться, не относится ли работник к числу лиц, которым вы не можете заменить отпуск деньгами. Перечень таких лиц предусмотрен частью 3 статьи 126 НК РФ. К ним относятся:

Беременные женщины;

Работники в возрасте до 18 лет;

Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (см. также письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234);

Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Здесь, правда, есть исключение.

Так, заменить денежной компенсацией вы можете часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска чернобыльцам, превышающую его минимальную продолжительность - 7 календарных дней (ч. 2 и 4 ).

Соответственно если ваш работник не подпадает ни под одну из указанных категорий лиц, то вы можете заменить ему отпуск денежной компенсацией.

Сколько дней отпуска можно заменить

Предельное количество дней отпуска, которое можно заменить компенсацией, законодательно не установлено. Однако весь отпуск работника заменить денежной компенсацией вы тоже не вправе.

Положения части 1 статьи 126 ТК РФ разрешают выплатить компенсацию только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Следовательно, ваши работники могут рассчитывать на замену, только если вы предоставляете им удлиненный основной или дополнительный отпуск (ст. 115 и 116 ТК РФ). В таблице на с. 28 мы привели категории работников, которым по закону положены удлиненные основные и дополнительные отпуска.

Перечень работников, которым в обязательном порядке предоставляется удлиненный основной или дополнительный отпуск

Но даже если ваши работники под указанный перечень не подпадают, вы можете установить для них дополнительный отпуск самостоятельно (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). В этом случае обязательно пропишите в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте порядок и условия предоставления такого отпуска.

Примечание. Работодатель вправе по своему решению предоставить работникам дополнительные отпуска.

Если же в одном рабочем году работник не отгулял часть отпуска из 28 календарных дней и перенес их на следующий год, он не сможет заменить эти дни компенсацией. Денежной замене подлежат только отпускные дни, превышающие 28 календарных дней основного отпуска каждого года.

Пример 1. М.Е. Соболев трудится в ООО "АвтоЛомбард" с 14 мая 2012 года. Согласно трудовому договору он имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (с 14.05.2012 по 13.05.2013) он использовал 21 календарный день отпуска. Во второй рабочий год (с 14.05.2013 по 13.05.2014) - 26 календарных дней. За два рабочих года из 56 календарных дней (28 календ. дн. + 28 календ. дн.) он использовал только 47 дней. Неиспользованными остались 9 календарных дней. Можно ли ему заменить эти неиспользованные дни денежной компенсацией? Нет, в данном случае работник не имеет права на замену части отпуска денежной компенсацией. Так как продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска составляет только 28 календарных дней. А замене подлежат исключительно дни, превышающие указанный предел за каждый год работы.

Как оформить замену отпуска денежной компенсацией

Для замены части отпуска денежной компенсацией вам необходимо:

Получить от работника заявление с соответствующей просьбой;

Издать приказ;

Внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;

Внести информацию о замене отпуска в график отпусков.

Рассмотрим указанные шаги более детально.

Шаг 1. Заявление работника. Замена отпуска денежной компенсацией производится по желанию работника, которое он отражает в своем заявлении. Писать его следует на имя руководителя компании (индивидуального предпринимателя). Законодательством форма такого заявления не установлена, поэтому составить его работник может в произвольном виде.

Шаг 2. Приказ работодателя. Если вы согласны на замену части отпуска работника денежной компенсацией, необходимо издать соответствующий приказ.

Унифицированной формы такого приказа также нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. Укажите в нем ФИО и должность работника, количество дней расчетного периода и отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией. Также отразите основание издания данного приказа - реквизиты заявления работника.

Шаг 3. Личная карточка работника. После оформления приказа информацию о замене части оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно отразить в личной карточке работника. Эти сведения отражаются в разделе VIII "Отпуск".

Шаг 4. График отпусков. Также вам следует отразить сведения о замене части отпуска денежной компенсацией в графике отпусков. Для этого сделайте запись в графе 10 "Примечание". Обязательно укажите количество дней отпуска, подлежащих замене, и реквизиты приказа. Запись в графе 10 графика отпусков может быть следующей: "Часть дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (четырех) календарных дней заменена денежной компенсацией на основании приказа от 29.07.2014 N 136-лс".

Как рассчитать компенсацию

Для определения суммы денежной компенсации, подлежащей выплате работнику, вам нужно средний дневной заработок умножить на количество заменяемых компенсацией дней.

Примечание. Размер денежной компенсации, выплачиваемой взамен отпуска, рассчитывается исходя из среднего дневного заработка сотрудника.

Средний дневной заработок в этом случае рассчитывается по правилам подсчета отпускных. Они установлены статьей и пунктом 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Так, если расчетный период сотрудник отработал полностью, вам следует фактическую сумму заработной платы работника за этот расчетный период разделить на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или в нем были исключаемые периоды, то средний дневной заработок рассчитывается следующим образом. Сначала определите количество календарных дней в полностью отработанных календарных месяцах:

КДМП = КМП х 29,3,

где КДМП - количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода;

КМП - количество полностью отработанных месяцев;

29,3 - среднемесячное число календарных дней.

КДМН = 29,3: ККДМН х КОД,

где КДМН - количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;

ККДМН - количество календарных дней месяца, который отработан не полностью;

КОД - количество отработанных календарных дней в данном месяце.

Если не полностью отработанных месяцев несколько, то количество календарных дней надо определить по каждому из них. А потом сложить результаты.

Затем вычислите общее количество календарных дней, учитываемых при определении среднего заработка:

ККД = КДМП + КДМН,

где ККД - количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка.

И наконец, определите сумму среднего дневного заработка:

СЗ = СВ: ККД,

где СЗ - средний дневной заработок;

СВ - сумма выплат, начисленных работнику в расчетном периоде.

Пример 2. Сотруднице ООО "АвтоЛомбард" О.В. Симоновой согласно трудовому договору полагается дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней. Она обратилась к работодателю с заявлением о замене этой части отпуска денежной компенсацией. Расчетный период - с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года. С 1 по 28 апреля 2014 года О.В. Симонова была в очередном отпуске 28 календарных дней. А в январе 2014 года сотрудница болела 10 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.

За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу сотрудницы составили 420 500 руб., из них отпускные - 29 800 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности - 9200 руб. Рассчитаем сумму компенсации, которая положена сотруднице.

Сначала определим количество календарных дней в полностью отработанных месяцах. Оно составляет 234 дн. (8 мес. х 29,3 дн.). Теперь вычислим количество дней в месяцах, отработанных не полностью. За январь 2014 года оно равно 19,85 дн. (29,3 дн. : 31 дн. х 21 дн.), за апрель 2014 года - 1,95 дн. (29,3 дн. : 30 дн. х 2 дн.). Общее количество дней в месяцах, отработанных не полностью, составило 21,8 дн. (19,85 дн. + 1,95 дн.).

Количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 255,8 дн. (234 дн. + 21,8 дн.). В учитываемые выплаты не входит средний заработок, сохраняемый во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому отпускные нужно рассчитывать исходя из 381 500 руб. (420 500 руб. - 29 800 руб. - 9200 руб.). Средний дневной заработок для расчета компенсации составит 1491,4 руб. (381 500 руб. : 255,8 дн.). Сумма компенсации, подлежащая выплате О.В. Симоновой, составит 5965,6 руб. (1264,04 руб. х 4 дн.).

Заметим, что трудовым законодательством не определен срок, в который вы должны выплатить работнику компенсацию взамен отпуска. Но мы рекомендуем сделать это в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.

Примечание. Часто задаваемые вопросы

Можно ли заменить денежной компенсацией учебный отпуск?

Нет. Трудовое законодательство разрешает заменить денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 и 127 ТК РФ). А учебный отпуск вашего работника не имеет отношения к ежегодным оплачиваемым отпускам. Он считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173-176 ТК РФ).

Что нам будет, если мы заменим деньгами отпуск сотрудника, не превышающий 28 календарных дней?

В таком случае вас могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Руководителю компании грозит штраф в размере от 1000 до 5000 руб. За повторное нарушение его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет. А на организацию могут наложить штраф в сумме от 30 000 до 50 000 руб., на предпринимателя - от 1000 до 5000 руб. Вместо штрафа организации и коммерсанту может грозить приостановление деятельности на срок до 90 суток. Правда, это нарушение может быть выявлено, только если трудовая инспекция придет к вам с проверкой.

Какие налоги и взносы следует начислить на выплаченную компенсацию

По общему правилу компенсация, выплачиваемая взамен отпуска, является доходом работника. В перечне выплат, не облагаемых НДФЛ, она не поименована (ст. 217 НК РФ). Соответственно с ее суммы вам необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Об этом - письмо ФНС России от 13.03.2006 N 04-1-03/133. Заплатить НДФЛ в бюджет следует в день получения в банке денег на выплату компенсации или в день ее перечисления на счет работника в банке.

Также сумма выплаченной работнику компенсации облагается взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС. Это прямо предусмотрено подпунктом "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и абзацем 13 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ. Подтверждают такой вывод и контролирующие органы (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Валерия К. недавно устроилась кадровиком в новую компанию. Организация солидная, с законом «дружит». Но вот наступило лето, и Валерия обнаружила, что и в этой компании есть проблемы. С отпусками. У многих работников накопилось уже по два, а то и по три отпуска. Причем у некоторых ежегодный отпуск даже не 28 дней, а больше - колдоговором установлен дополнительный отпуск за непрерывный стаж работы в компании. Валерия составила список работников, у кого накопился отпуск за прошлые годы, и пошла к руководству. Тем временем к директору зашел главный инженер. Валерия кратко обрисовала ситуацию и предложила предоставить всем накопившийся отпуск. Но директор просто посмеялся, а главный инженер категорически выступил против. Он и сам еще за позапрошлый год не весь отпуск использовал. А когда ему «гулять»? То оборудование новое привезут, то заказами завалят. Некогда отдыхать да прохлаждаться - две недельки провел с семьей на море, и снова за работу. Вот отпуска и копятся. Директор подумал и велел выплатить всем за них компенсацию. Валерия знает, что не все так просто, но распоряжение директора исполнять надо. Да и способ, кажется, есть...

Ситуация, когда у работников накапливаются отпуска, очень распространена. Кто-то не представляет себе жизни без любимой работы и сам категорически отказывается отдыхать. Кого-то очень ценит руководство и ни за что не соглашается подписывать заявление даже на две недели отпуска. Да и сам работник вроде бы не против «взять деньгами». Казалось бы, в чем проблема, раз обе стороны согласны? Но вот закон против, и ГИТ уж очень любит проверять именно это «направление».

Отпуск: предоставление по закону

Право на оплачиваемый ежегодный отпуск гарантировано всем работающим по трудовому договору Конституцией РФ (ст. 37 ). Вслед за ней и Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ) гласит: «Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно» (ст. 122 ).

Да, закон предоставляет возможность переносить отпуск. Но только в исключительных случаях и без злоупотреблений (табл. ).

НЕЛЬЗЯ!

Переносить на следующий рабочий год ежегодный оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

Когда возможно перенести неиспользованный отпуск на другой срок? Приведем эти случаи в таблице.

Учтите, что непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещается! И уж тем более запрещается «копить» отпуск за больший период, независимо от того, кто является инициатором такого накопления.

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком отпусков. Этот документ является обязательным не только для работодателя, но и для работника .

Перенесение отпуска на другой срок

НЕЛЬЗЯ!

Не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска является обязанностью работодателя. Закон твердо стоит на охране здоровья граждан, поэтому независимо от желания работодателя или работника ограничивает случаи, в которых отпуск допустимо переносить и уж тем более заменять его денежной компенсацией.

Заменить отпуск деньгами независимо от того, является он основным или дополнительным и за какой период накоплен, без каких-либо ограничений можно только в одном случае - при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ ) .

Если же работник не увольняется, то возможность замены его оплачиваемого отпуска денежной компенсацией очень мала. Так, по письменному заявлению работника, может быть заменена денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Не допускается замена денежной компенсацией отпуска:
беременным женщинам;
работникам в возрасте до 18 лет. Работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещено заменять деньгами ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в соответствующих условиях.

Эти запреты, конечно, не распространяются на случаи выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении указанных работников. Поскольку, кроме обязанности соблюдения права работников на отдых, закон содержит строгие требования к выплатам при увольнении.

Возвращаясь к нашей истории, отметим, что, не прибегая ни к каким уловкам, можно на законном основании заменить только накопившиеся дополнительные оплачиваемые отпуска работников, предоставляемые за непрерывный стаж работы в компании на основании коллективного договора. Остальной период работники должны отдыхать, даже если этот отдых для некоторых работников будет продолжаться больше трех месяцев.

Но если такой вариант никого не устраивает, давайте искать «лазейки».

А можно и так...

Пожалуй, в рассматриваемой ситуации можно предложить даже не один способ решения проблемы.

Способ 1

Раз уж ТК РФ допускает выплату компенсации за все неиспользованные оплачиваемые отпуска при увольнении работника, почему бы этим не воспользоваться? Если работник сам заинтересован в получении денег, а не в отдыхе, думаем, не составит особого труда с ним договориться. Правда, есть вероятность, что он поинтересуется, не прервется ли его стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Но разве это проблема? Объясните работнику, что право на использование отпуска возникнет у него уже через 6 месяцев, что может быть значительно быстрее, чем запланировали бы в графике отпусков.

Работника также может смутить, что прервется непрерывный стаж работы в компании, за который, как в нашем случае, установлен дополнительный оплачиваемый отпуск. Это тоже легко поправить. Внесите в коллективный договор условие, в соответствии с которым непрерывный трудовой стаж сохраняется, если перерыв в работе у данного работодателя не превысил, к примеру, 10 дней.

Не исключено, что работник может попросту испугаться увольнения, опасаясь, что, даже обещая, вы потом его обратно на работу не возьмете. Но и это легко уладить. В зависимости от того, по какому основанию будет происходить расторжение трудового договора (по инициативе работника или по соглашению сторон), предложите работнику одновременно с заявлением об увольнении или соглашением о прекращении трудового договора (что, кстати, предпочтительнее) подписать новый трудовой договор, вручив его экземпляр работнику. Для работника это будет гарантией, что в итоге он не останется «за бортом».

Способ 2

Можно к увольнению работника и не прибегать. Предоставьте работнику полагающийся отпуск в том объеме, который «накопился» на данный момент. А на этот период заключите с ним гражданско-правовой договор (к примеру, договор подряда или оказания услуг).

Только имейте в виду: есть риск, что в случае возникновения спора отношения, сложившиеся на основании данного договора, будут признаны трудовыми. Чтобы такой риск свести к минимуму, при составлении договора учтите следующие моменты:

1. Сторонами такого договора являются не работник и работодатель, а заказчик и подрядчик.

2. Предметом договора должен быть результат труда, который в итоге и будет оплачен. Для гражданского правового договора процесс труда (выполнение трудовой функции по определенной профессии, специальности, квалификации; должностные обязанности) не важен.

3. В качестве оплаты по договору должна быть определена цена подлежащей выполнению работы (а не оклад, тарифная ставка, заработная плата). При этом не привязывайте ее выплату к дням выплаты заработной платы. Если в договоре не будет предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, то вы будете должны уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

А как у них?

Средний отпуск в США составляет 10-12 дней. Регламентируется он контрактом между работодателем и работником. Продолжительность отпуска зависит от того, частная это компания или государственная (частные фирмы по своему усмотрению могут устанавливать более длительные отпуска), от должности, продолжительности работы в компании, региона США.

Из результатов опроса жителей Вашингтона видно, что у большинства отдых занимает 2-3 недели. Для того чтобы служащий средней или крупной американской компании мог получить 3-недельный отпуск, ему сначала необходимо отработать 5 лет, а уже месяц «гуляет» тот, кто отработал в компании 15-20 лет. Интересно, что владельцы компаний отдыхают меньше, чем их сотрудники, - в среднем 6 рабочих дней в году. Не оплачивают отпуск своему персоналу 13% американских компаний.

Проведенные опросы показывают, что американцы, с одной стороны, хотели бы больше отдыхать, а с другой, в списке их главных приоритетов - заработная плата, медицинская страховка, качество работы и лишь потом отпуск. Большинство наемных работников готовы пожертвовать отпуском ради сохранения рабочего места.

Становится понятно, почему именно в США впервые появился специальный термин - «синдром отсутствия отпуска» (Vacation Deprivation Syndrome). Чем же опасен новый синдром?

Американское психосоматическое общество провело специальное исследование, в результате которого был сделан вывод, что ежегодный отпуск снижает риск смерти на 20%. Доктор Стивен Лэмм, автор книги «Взгляд», пишет: «Постоянно получая стресс на работе и не имея возможности полноценно отдохнуть, вы в буквальном смысле отравляете свой организм. Он находится под воздействием канцерогенов, способных вызывать сердечные приступы, инсульты, рак и другие серьезные проблемы со здоровьем». Диана Фассел, автор книги «Работаем, пока не помрем», пришла к выводу, что продолжительность жизни американского трудоголика уступает продолжительности жизни человека, злоупотребляющего алкоголем.

Одним из признаков вышеупомянутого синдрома является то, что даже в отпуске люди продолжают работать. Этому способствует наличие практически в любой точке земного шара Интернета и мобильной телефонии.

Многих сотрудников руководство просит постоянно контактировать с офисом, а кто-то чувствует себя виноватым, что отправился отдыхать. К счастью, в других странах с отпуском дела обстоят не так плохо. Так, швейцарцам полагается отдыхать 32 рабочих дня, датчанам, французам, австрийцам и испанцам -30, ирландцам - 28, португальцам - 27, голландцам - 25, бельгийцам - 24, норвежцам - 21, немцам - 18 рабочих дней.

4. Не привязывайте работу по договору подряда к каким-либо локальным актам организации (правилам внутреннего трудового распорядка, положению об оплате труда, штатному расписанию и т. д.). Ни о какой дисциплине труда, режиме работы, дисциплинарной ответственности в данном случае речи быть не может. Не будет и материальной ответственности.

5. В договоре должен быть определен срок выполнения работы. Договор подряда в отличие от трудового всегда носит срочный характер.

6. Результаты работы необходимо оформить актом.

7. Время работы по договору подряда не следует учитывать в табеле учета рабочего времени.

Если вы отдадите предпочтение такому варианту решения проблемы, очень рекомендуем переработать подход к должностным обязанностям ваших работников. Невозможно заключить такие гражданско-правовые договоры, чтобы они полностью дублировали трудовые и при этом были законными.

Используя любой из приведенных способов, важно все-таки не забывать, что отпуск работнику дается для того, чтобы он отдохнул, восстановил свои силы. Физический и умственный отдых жизненно необходим человеку. Не случайно минимальная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней. Как правило, за первую неделю отпуска работник только успевает выспаться и отключиться от всех служебных дел, и лишь на второй неделе он начинает полноценно отдыхать. Отдохнувший, набравшийся сил сотрудник будет работать значительно эффективнее.

Без отдыха человек, болеющий за работу, очень быстро может превратиться в человека, болеющего из-за работы, и тогда денежной компенсации за неиспользованный отпуск едва ли хватит на то, чтобы восстановить здоровье.

Как компании заменяют деньгами отпуск, который работник не отгулял за лето. Способ первый. Отправляют работников в отпуск на выходные дни. Некоторые компании оформляют работникам отпуска по выходным. В итоге сотрудник и работает, и отпускные получает. Но таким образом можно компенсировать только 14 дней отпуска. Ведь по закону одна часть отпуска не может быть меньше 14 календарных дней. Оставшиеся дни по просьбе сотрудника можно дробить как угодно (ст. 125 ТК РФ). Отпуск по закону нужно предоставлять в календарных днях, а выходные дни тоже относятся к календарным. При этом не имеет значения, что отпуск будет начинаться и заканчиваться в выходной день. Главное, чтобы не учитывали в расчете отпускных праздничные дни. Их не включают в основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 120 ТК РФ). С сотрудника возьмите заявление на отпуск на выходные дни. Способ второй. Оформляют сотруднику одновременно отпуск и договор подряда. Еще один популярный способ выплатить сотруднику деньги - оформить с ним договор подряда на время отпуска. Перед отпуском работнику выдают отпускные, а после - вознаграждение по гражданско-правовому договору. Так работник использует отпуск и не теряет в деньгах. Когда оформляете договор подряда, будьте осторожны с формулировками. Он не должен быть похож на трудовой. Иначе налоговики посчитают, что вы маскируете гражданско-правовыми отношениями трудовые, и доначислят взносы на социальное страхование. А проверяющие из Роструда оштрафуют компанию на 100 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме договора оформите акт сдачи-приемки выполненных работ. Способ третий. Выдают компенсацию вместо дополнительных дней отпуска. Некоторым сотрудникам полагаются дополнительные дни отпуска, например при ненормированном рабочем дне. Такой отпуск компания на законных основаниях может заменить денежной компенсацией (ст. 119, 126 ТК РФ). Деньги вместо дополнительных дней отпуска также можно выдавать северным работникам, педагогам, спортсменам, тренерам и медицинским работникам (ст. 321, 334, 348.10, 350 ТК РФ). Возьмите с сотрудника заявление, а на его основании оформите приказ. Компенсацию считайте так же, как и отпускные за основные дни отпуска. Нельзя заменять дополнительные дни отпуска компенсацией беременным женщинам, несовершеннолетним и работникам с вредными и опасными условиями труда. Способ четвертый. Увольняют сотрудника и выдают ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Сотрудникам, у которых накопилось много дней отпуска, сразу обнулить их будет сложно. Есть кардинальный способ - уволить сотрудника и выплатить компенсацию за все неиспользованные дни, а затем снова принять его на работу. Для этого понадобится от сотрудника заявление на увольнение. Сумму компенсации при увольнении считают так же, как и отпускные. Это экстренный способ, использовать его каждый год не рекомендуется. Трудинспекторы могут доказать, что увольнение сотрудника было фиктивным. Тогда они оштрафуют компанию за нарушение трудового законодательства на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Частое заблуждение, что компенсацию за неиспользованный отпуск можно выдать только при увольнении. На самом деле заменить часть отдыха деньгами можно и сотруднику. Главное действовать по правилам статьи 126 ТК РФ. Давайте разберемся, когда можно выплатить такую компенсацию, какие документы для этого нужно и как быть с налогами.

Когда отпуск можно заменить компенсацией

На практике сотрудники нередко просят заменить отпуск денежной компенсацией. А сами готовы работать без отдыха. Некоторые даже специально накапливают неиспользованные дни, рассчитывая получить за них деньги.

Бухгалтеру в такой ситуации нужно помнить главное: компенсировать деньгами можно лишь ту часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая больше 28 календарных дней. Это прямо прописано в части 1 статьи 126 ТК РФ. Так что если сотруднику за каждый рабочий год полагаются только обычные 28 дней, заменить их деньгами не получится. Если, конечно, работник не увольняется из компании (ст. 127 ТК РФ).

Не нужно платить компенсацию и за накопленные дни стандартных отпусков прошлых лет. Как раз об этом часто забывают.

Например, сотрудник компании за каждый рабочий год имеет право на обычные 28 календарных дней отпуска. За прошлый год он так и не отгулял семь из них. И в этом году ему положен очередной отпуск в 28 дней.

Получается, всего сотрудник может рассчитывать на 35 дней отдыха. Но это вовсе не значит, что семь дней превышения можно заменить компенсацией. Ведь это остаток от отпуска обычной продолжительности (28 календарных дней). И компенсировать его деньгами нельзя. Такой вывод следует из части 2 статьи 126 ТК РФ.

А вот когда работнику по закону положен дополнительный оплачиваемый или удлиненный отпуск, компенсировать деньгами ту часть, что превысит стандартные 28 дней, можно.

Так, сотрудники с ненормированным рабочим днем помимо основного отпуска имеют право на дополнительный не меньше трех календарных дней. Об этом сказано в статье 119 ТК РФ. Как раз эти дополнительные дни по просьбе работника и можно заменить деньгами.

Однако подчеркну: в любом случае решение принимает работодатель. Заменить часть отпуска компенсацией - право, а не обязанность компании. Так что сотруднику можно отказать. Представители Роструда подчеркивают это в письме от 8 июня 2007 г. № 1921-6. Кстати, суды здесь тоже на стороне компаний. Примеры тому - определения Верховного суда Республики от 15 августа 2011 г. № 33-4410/2011 и областного суда от 17 мая 2012 г. по делу № 33-4594/2012.

И еще один очень важный момент. Некоторым работникам заменять часть отпуска денежной компенсацией запрещает закон (см. таблицу ниже). Так что, прежде чем выдавать компенсацию, обязательно проверьте, не относится ли ваш сотрудник к таким категориям.

Каким работникам нельзя заменить отпуск денежной компенсацией

Вопрос - А возможна ли замена учебного отпуска компенсацией?

Нет, замена учебного отпуска компенсацией - является нарушением трудового законодательства. Подчеркну, заменить можно только часть ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 ТК РФ). А учебный отпуск тут ни при чем. Это дополнительная гарантия для тех, кто совмещает работу с обучением. Так что заменить его деньгами нельзя.

А еще учтите, что за незаконную замену отпуска компенсацией трудовая инспекция может оштрафовать компанию по статье 5.27 КоАП РФ. Тогда придется заплатить от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Возможна даже приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Кроме того, есть санкции и для сотрудников - от 1000 до 5000 руб. А за повторное нарушение возможна даже дисквалификация на срок от одного года до трех лет. Так что последствия очень серьезные.

Какие документы нужно оформить

Чтобы заменить часть ежегодного оплачиваемого отпуска компенсацией, обязательно понадобится заявление сотрудника. Так сказано в части 1 статьи 126 ТК РФ.

Затем, если компания согласна выплатить деньги, подготовьте об этом приказ за подписью Правда, унифицированной формы такого документа нет. Так что составьте его в произвольном виде.

Укажите в приказе Ф.И.О. и должность сотрудника, количество дней, за которые ему выплатят компенсацию, а также период, за который человеку положены дни отпуска. Сошлитесь на заявление работника. После того как приказ подпишет руководитель, ознакомьте с ним сотрудника под подпись.

Не забудьте также отразить информацию о замене части отпуска денежной компенсацией в личной карточке сотрудника. Для этого заполните отдельную строку раздела VIII формы № Т-2, утвержденной приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В графе 1 пропишите, часть какого именно отпуска (основного или дополнительного) решено заменить деньгами. А в графах 5 и 6 сделайте запись: «…замена отпуска денежной компенсацией». Все остальные ячейки заполните по общим правилам. И конечно, в качестве основания приведите реквизиты приказа.

Наконец, добавьте сведения о замене в график отпусков. Если компания использует стандартную форму № Т-7, утвержденную приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, в графе 10 можно прописать, например, так: «Дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью три календарных дня заменен денежной компенсацией на основании приказа № 37 от 18.06.2014».

Как учесть компенсацию в расходах и нужно ли платить с нее НДФЛ и взносы

Начну с Если компания выдала компенсацию за отпуск с соблюдением трудового законодательства, то ее можно учесть в расходах на оплату труда. Основанием для этого будет пункт 8 статьи 255 НК РФ.

Главное не нарушить общее правило: заменить компенсацией можно только ту часть отдыха, которая больше 28 календарных дней по каждому ежегодному отпуску (в том числе и по отпускам прошлых лет). Тогда компания без проблем спишет компенсацию в расходы. Чиновники против такого подхода не возражают. Об этом есть письма от 24 января 2014 г. № 03-03-07/2516 и от 1 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/46713.

А если сотруднику за каждый рабочий год положены только стандартные 28 календарных дней и компания согласится заменить их денежной компенсацией, списывать ее в расходы нельзя. Ведь, выдавая деньги за отпуск в такой ситуации, компания нарушает закон (ст. 126 ТК РФ). Представители Минфина России подчеркнули это еще в письме от 20 мая 2005 г. № 03-03-01-02/2/90.

Вопрос - А компенсации такой же, как и отпускных?

Да, все верно. Дни отдыха, которые решено заменить компенсацией, оплачиваются исходя из среднего заработка.

Кстати, обратите внимание вот еще на что. Иногда работодатели устанавливают в коллективных договорах для отдельных категорий своих сотрудников дополнительные отпуска. То есть такой отдых - это всего лишь инициатива компании, а не требование закона.

Тогда учесть компенсацию в расходах не получится. Такой вывод следует из пункта 24 статьи 270 НК РФ. Посмотрите об этом письма Минфина России от 17 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/689 и от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/1/284.

Ну, а теперь о НДФЛ. Налог нужно удержать и перечислить в бюджет по общим правилам. И никаких исключений для компенсации за отпуск в законе нет. Финансисты подтвердили это в письме от 13 марта 2006 г. № 04-1-03/133.

Кроме того, с компенсации придется заплатить страховые взносы, в том числе на травматизм. Такой вывод следует из подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и абзаца 13 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Лектор: Мария Стажкова,
к. э. н., независимый бизнес-тренер в области бухгалтерского, налогового учета, оптимизации налогообложения, планирования