Этапы работы по учету труда и заработной платы. Документы по учету и начислению заработной платы
Первичные учетные документы для отражения расчетов с персоналом по оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1). При этом указано, что постановление № 1 принято в целях реализации требований Трудового кодекса РФ. Из этого можно сделать вывод, что унифицированные формы, утвержденные указанным постановлением, продолжают действовать и после 01 января 2013 года (т.к. их применение обусловлено не законом о бухгалтерском учете, а другим законодательным актом — Трудовым кодексом).
Анализ указанных форм показывает, что, несмотря на относительно “молодой” возраст — они введены в действие в 2004 году, все они разрабатывались для ведения “ручного” расчета заработной платы, т.е. без использования специальных программ для расчета заработной платы. По мысли законодателя (в данном случае, Госкомстата РФ), расчет заработной платы (вне специальных программ) должен осуществляться следующим образом:
1. Заполняется табель (форма № Т-12 или Т-13). В начале месяца сотруднику, ответственному за ведение табеля, выдается бланк табеля (совсем пустой или с заполненными ФИО). Ежедневно ответственный сотрудник отмечает по каждому работнику явку/неявку (при сплошном способе регистрации) или только неявку (при используемом способе регистрации отклонений) с указанием причины. По окончании месяца ответственный за ведение табеля подсчитывает общее количество дней и часов, отработанных и пропущенных каждым работником, и табель, подписанный руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.
2. На основании табеля бухгалтерия производит расчет заработной платы (на калькуляторе) последовательно по каждому работнику.
2.1. Из табеля в лицевой счет (форма № Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой).
2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61).
2.3. Рассчитываются основные начисления в соответствии с используемой системой оплаты труда (по окладу/тарифу, по сдельным расценкам, премии и т.п.).
2.4. Результаты всех произведенных расчетов заносятся в лицевой счет сотрудника (форма № Т-54) по соответствующим графам (видам оплат) .
2.5. В специальном регистре налогового учета по НДФЛ (в соответствии с требованиям п.1 ст.230 НК РФ) рассчитывается НДФЛ за месяц (нарастающим итогом с начала года с учетом налоговых вычетов и ранее удержанных сумм).
2.6. В лицевом счете отражаются все удержания из заработной платы (включая НДФЛ и межрасчетные выплаты).
2.7. Высчитывается сумма к оплате.
3. На основании лицевых счетов всех работников составляется расчетно-платежная (по форме № Т-49) или расчетная ведомость (по форме № Т-51): последовательно по каждому работнику данные переносятся из лицевого счета в ведомость. Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется.
4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.
5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).
6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.
Использование для расчета заработной платы специализированной программы влечет за собой изменение функций первичных учетных документов, утвержденных постановлением № 1: как и любые другие регистры, при автоматизированной системе обработки информации эти документы вместо функции расчета и накопления информации приобретают функцию получения отчетных данных по произведенным (с помощью специальной программы) расчетам и закрепления полученных данных на бумажном носителе (об этом уже упоминалось в статье ).
Как выглядит расчет заработной платы в специализированной программе (на примере 1С) описано в статье . Для выполнения же требований Трудового кодекса и Госкомстата РФ необходимо, чтобы по результатам каждого месяца или календарного года имелись на бумажном носителе:
I) Табель учета рабочего времени за месяц — формы № Т-12 и Т-13 (последняя применяется при автоматизированной обработке учетных данных) (порядок подготовки табеля при ведении учета в программе 1С ранее изложен в вышеупомянутой статье ; практическое применение табеля при расчете зарплаты в 1С изложено в статье).
II) Расчетные и/или платежные ведомости — формы № Т-49, Т-51, Т-53. Надо сказать, что с точки зрения практического применения формы № Т-49 и Т-51 являются гораздо менее наглядными, чем, скажем, расчетная ведомость в произвольной форме, формируемая в 1С. Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).
Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ). При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ). В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.
III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) — формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц).
IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).
V) Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) — форма № Т-61 (по факту увольнения).
VI) Справки-расчеты для начислений по среднему заработку и больничным листам (по каждому соответствующему факту) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.
VII) Регистр налогового учета по НДФЛ за календарный год (по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.
VIII) Регистр учета начисленных страховых взносов за календарный год (по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.
"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2011, N 7
Документы для учета труда и заработной платы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Унифицированные формы документов по учету труда, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
Кроме унифицированных форм документов в организации следует разработать и другие документы, регулирующие трудовые отношения, так называемые локальные нормативные акты (далее - ЛНА). Большинство документов являются обязательными для каждой организации. Так, например, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).
Если в организации есть отдел кадров или специалист по кадрам, то большинство документов оформляются ими, в других случаях обязанности по ведению кадровых документов возлагаются на бухгалтера.
Характеристики некоторых документов, которые обязательно должны присутствовать в каждой организации, приведены в таблице.
| Наименование документа | Нормативный акт | Цель создания документа | Срок хранения документа |
| 1. Правила внутреннего трудового распорядка (ЛНА) | Статья 189 ТК РФ | Регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя | Постоянно |
| 2. Положение о защите персональных данных работников (ЛНА) | Статья 86 ТК РФ | Регламентирует порядок обработки персональных данных работника (получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника) | Постоянно |
| 3. Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании (ЛНА) | Статья 135 ТК РФ | Установка системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования | Постоянно |
| 4. Инструкция (Положение) по охране труда (ЛНА) | Статья 212 и другие статьи разд. Х ТК РФ | Устанавливает требования охраны труда в организации на основе государственных нормативных требований, в том числе стандартов безопасности труда | Постоянно |
| 5. Журнал учета инструктажа по технике безопасности | Статьи 214, 225 и другие статьи разд. Х ТК РФ | Подтверждает выполнение требования об ознакомлении работодателем работников с требованиями охраны труда | 10 лет |
| 6. Приказы по кадрам (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, направление в командировку и т.д. - унифицированные формы) | Статьи 68, 72.1, 84.1, гл. 19 ТК РФ, п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) и т.д. | Применяются для учета работников и рабочего времени | Постоянно |
| 7. Трудовые договоры | Раздел III ТК РФ | Регламентируют трудовые отношения, возникшие между работодателем и работником | 75 лет |
| 8. Должностные инструкции (могут являться приложением к трудовому договору или самостоятельным документом) | Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 | Определяют трудовую функцию работника, его должностные обязанности, предел ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности | Постоянно |
| 9. Приходно- расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек) | В книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. Ведется в бухгалтерии | 5 лет |
| 10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек) | В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Ведется кадровой службой или уполномоченным лицом | 75 лет |
| 11. Трудовые книжки | Статья 66 ТК РФ, Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек), Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 | Основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | До востребования работником |
| 12. Штатное расписание (форма N Т-3) | Статья 57 ТК РФ | Приведение в соответствие с уставом организации ее структуры, штатного состава и численности работников | Постоянно |
| 13. Табель учета рабочего времени (формы N Т-12, N Т-13) | Часть 3 ст. 91 ТК РФ | Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду | 5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет |
| 14. График отпусков (форма N Т-7) | Статья 123 ТК РФ | Для планирования времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий календарный год и для отражения сведений о времени распределения фактического предоставления по месяцам отпусков | 1 год |
| 15. Личная карточка работника (форма N Т-2) | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника | 75 лет |
| 16. Расчетно- платежная (форма N Т-49) или расчетная ведомость (форма N Т-51) и платежная ведомость (форма N Т-53) | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации | 5 лет. При отсутствии лицевого счета (форма N Т-54) - 75 лет |
| 17. Лицевой счет (форма N Т-54) | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года | 75 лет |
| 18. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска | 5 лет |
| 19. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61) | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора | 5 лет |
| 20. Командировочное удостоверение (форма N Т-10) | Пункты 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) | Подтверждает срок пребывания работника в командировке | 5 лет после возвращения из командировки |
| 21. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) | Пункты 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) | Определяется цель командировки работника | 5 лет. Для долгосрочных зарубежных командировок - 10 лет |
| 22. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации | Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н | Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации | 5 лет |
| 23. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н | Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | 5 лет |
| 24. Расчетный листок | Статья 136 ТК РФ | Информирует каждого работника в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате | Выдается работнику при выплате заработной платы |
Этот список может быть дополнен в зависимости от специфики деятельности организации и условий труда в ней.
Так, при наличии системы обучения сотрудников организации следует разработать положение о системе обучения, а при проведении аттестации - положение об аттестации работников.
Если специфика работы в организации связана с вредными или опасными условиями труда, то также разрабатываются специальные обязательные документы. К ним относятся:
списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда;
списки работников, уходящих на льготную пенсию;
инструкции по охране труда по профессиям;
журнал учета инструктажа (ознакомления с инструкциями) и т.д.
При особой специфике деятельности организации должно быть разработано положение об охране коммерческой тайны.
Если работа в организации осуществляется по сменному принципу, то необходим график сменности.
При наличии ненормированного рабочего дня следует утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем.
Напоминаем, что наличие коллективного договора между работниками и работодателями не является обязательным условием (ст. 9 и гл. 7 ТК РФ).
Отсутствие обязательных документов по труду и его оплате, нарушения порядка работы с ними, а также правил их ведения приравниваются к нарушениям в сфере трудового законодательства.
Согласно ст. 419 ТК РФ "лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами".
Административная ответственность предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ:
"1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда -
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
- Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -
влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет".
И.Каганова
Согласно приказу № 489 основными формами первичной документации по учету личного состава являются: П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу»; П-2 «Личная карточка работника»; П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска». П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)». П-5 «Табель учета использования рабочего времени». П-6 «Расчетно-платежная ведомость работника». П-7 «Расчетно-платежная ведомость (сводная)». Оперативный учет поступления, перемещения и выбытия личного состава на основе названных документов возлагается на сотрудника по кадрам. Прием, перемещение и увольнение работников оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия типовой формы № П-1, П-3, П-4.
В него включают основную и дополнительную оплату труда, премиальный фонд. (См. Приложение 3). В ООО «Аврора» фонд оплаты труда можно представить в виде схемы (рис.
1).
Как видно из схемы фонд заработной платы этих категорий работников зависит от среднесписочной численности и среднего заработка за соответствующий период времени. Рисунок 1. Схема фонда заработной платы работников ООО «Аврора» Для детерминированного факторного анализа абсолютного отклонения по фонду повременной зарплаты требуется данные, предусмотренные в таблице 2.
Таблица 2 Исходные данные для анализа фонда заработной платы (тыс. руб.) Показатель 2004 2005 2006 отклонение от плана план факт Среднесписочная численность работников 8 9 10 11 +1 Количество отработанных дней одним рабочим в среднем за год 220 218 220 214 — 6 Средняя продолжительность рабочей смены, ч. 7,94 7,80 8,00 7,85 -0,05 Фонд оплаты труда, тыс. руб.
2.1.5 первичные документы по учёту труда и его оплаты.
Ведомости по формам N Т-49, Т-51 и Т-53 составляются в бухгалтерии организации на основе представленных табелей рабочего времени, выписок из приказов о приеме на работу, переводе работников и других служебных перемещениях. Формы различаются тем, что при использовании форм N Т-51 и Т-53 расчет заработной платы производится в одном документе, а выплата — по другому.
При использовании формы N Т-49 выплата заработной платы производится по тому же документу, в котором осуществляется расчет; — журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется в бухгалтерии; — записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60).
Первичная документация по учету кадров и заработной плате
Форма позволяет аккумулировать сведения для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, а также произвести сам расчет; — записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61). Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора.
Составляется, как правило, работником кадровой службы на основании приказа об увольнении (расторжении трудового договора). Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится непосредственно в форме N Т-61 работником бухгалтерии; — акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73).
Первичные документы по учету труда и заработной платы: анализируем нововведения
Важно
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени представлены на титульном листе формы N Т-12 (применяются также при заполнении табеля по форме N Т-13); — расчетно-платежная ведомость (форма N T-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53).
Первичные документы по заработной плате
Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы. В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.
В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др.
положенных выплат при уходе в отпуск. При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты, если отпуск брался авансом.
Первичные документы для расчетов по оплате труда
В связи с тем, что работы по маршрутному листу выполняют несколько человек, то накапливание заработка каждого производится в специальном документе — рапорте о выработке, составляемом за половину месяца или за месяц, либо может дополняться сменным рапортом, в котором указывается выработка рабочих за смену; 3) когда оплата производится бригаде на конечной операции за все операции, закреплённые за бригадой, то применяется ведомость выработки, в которой указывается ФИО и табельный номер работника, номер операции, остаток деталей на начало смены, количество деталей, поступивших с предыдущей операции, остаток деталей на конец смены и количество годных и забракованных деталей.
Документация по учету труда и его оплате
В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.
Внимание
Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность.
Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче. Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате.
Документы по учету и начислению заработной платы
Существуют несколько вариантов форм типовой первичной документации по учету выработки: 1) широко применяется система нарядов, в них указывается количество изготовленной продукции, её качество, расход нормированного времени и другие необходимые показатели. Различают разовые (на 1 смену) и накопительные (на неделю, месяц), а также индивидуальные (форма№Т-40), если работа выполняется одним рабочим и бригадные (форма №Т-41),если работа выполняется бригадой; 2) в серийных производствах, где по одному технологическому процессу изготовляется одновременно серия однородных изделий, применяются маршрутные листы (форма № Т-23),они выписываются на определённую партию деталей и изделий и сопровождает её по всему технологическому процессу обработки изделия.
Первичные документы по учету труда и заработной платы
Юлия Хачатурян, генеральный директор NIKA, RISK PLAN «Справочник экономиста» № 11 2015 Если мы проанализируем нормы закона № 402-ФЗ, получится, что если организация не относится к государственному сектору, то она праве самостоятельно разработать формы используемых документов. Документы должны содержать реквизиты, указанные в п.2 закона №402-ФЗ.
Одновременно первичный документ должен соответствовать другим нормативным актам. Т.е. «свобода творчества» работодателя в создании форм документов несколько ограничена.
Так, например, в информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012 сказано следующее: «После 31.12. 2012 г. порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами…». В качестве примера Минфин приводит документы, которыми оформляются денежные (кассовые) операции.
Документы по учету труда и его оплаты
К документам, регулирующим учет заработной платы на предприятии относятся:
· Трудовой кодекс РФ.
· Налоговый кодекс РФ.
· Федеральный закон №167-ФЗ от 15.12.2001 ФЗ об обязательном пенсионном страховании.
· Федеральный закон №372-ФЗ от 30.11.2011 о бюджете фонда социального страхования.
Оплата труда -- отношения между работодателями и работниками, закрепленные законами и трудовыми договорами, согласно которым работодатель обеспечивает работникам выплаты за их труд.
Заработная плата -- вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.
Оплата труда бывает основная и дополнительная.
Основная оплата труда -- оплата за отработанное время либо за количество работ.
К дополнительной относятся выплаты за не отработанное время (оплата отпусков, выходное пособие при увольнении).
Основные формы оплаты труда
Повременная - за определенное количество отработанного времени не зависимо от количества выполненных работ. Эта форма оплаты в свою очередь делится на простую повременную и повременно-премиальную, когда к сумме заработка по тарифу прибавляется премия в определенном проценте к ставке или другому измерителю.
Сдельная. Бывает прямая сдельная -- оплата за число единиц изготовленной продукции и выполненных работ, сдельно-премиальная -- предусматривает премирование за перевыполнение норм выработки, сдельно-прогрессивная -- оплата повышается за выработку сверх нормы, косвенно-сдельная -- оплата труда наладчиков, комплектовщиков и других рабочих в процентном отношении к заработку основных рабочих обслуживаемого участка.
Аккордная. Предусматривает определение совокупного заработка за выполнение определенных стадий работы.
Этапы работы по учету труда и заработной платы
· Начисление заработной платы
· Удержания из заработной платы (НДФЛ)
· Начисление страховых взносов
· Выплата заработной платы.
Документы по учету заработной платы на предприятии
1. Приказ о приеме на работу форма Т 1.
2. Личная карточка форма Т 2.
3. Приказ о переводе форма Т 5.
4. Приказ о предоставлении отпуска Т 6.
5. Приказ о прекращении трудового договора Т 8.
6. Табель учета рабочего времени Т 12, Т13.
7. Лицевой счет Т 54.
8. Расчетная ведомость Т 51.
9. Расчетно-платежная ведомость Т 49.
Для учета всех операций, связанных с оплатой труда и заработной платой, используется счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". По кредиту данного счета начисляем зарплату, в дебете учитываем удержания (НДФЛ) и выплату заработной платы. Как было сказано выше, начисление з/пл отражается по кредиту счета 70. Расходы на заработную плату списываются на себестоимость продукции или товаров, поэтому со счетом 70 корреспондируют счета 20 "Основное производство" (для производственного предприятия) и 44 "Расходы на продажу" (для торгового предприятия). Соответственно проводка выглядят следующим образом:
Дт 20 (44) Кт 70.
Эта проводка делается на общую сумму начисленной заработной платы за месяц. Для начисления используется табель учета рабочего времени и расчетная ведомость.
Из зарплаты работников ежемесячно удерживается НДФЛ -- налог на доходы физических лиц. Ряд доходов физических лиц не подлежат налогообложению, список этих доходов приведен в ст. 217 Налогового кодекса. В России на настоящий момент НДФЛ высчитывается как 13% от дохода, в данном случае 13% от заработной платы, уменьшенной на сумму налоговых вычетов по НДФЛ.
Налоговый вычет -- сумма, на которую уменьшается налоговая база. То есть из вашей зарплаты отнимают сумму вычета и из полученного результата взыскивают налог. Бывают имущественные, социальные, стандартные и профессиональные налоговые вычеты. Налоговым вычетам в НК РФ посвящены статьи 218-221.
Стандартные вычеты, используемые при расчете заработной платы следующие:
1. 3000 руб. -- вычет предоставляется инвалидам, ветеранам. В статье 218 НК РФ приведен полный список лиц, для которых применяется данный вычет. Главным образом это люди, деятельность которых в прошлом была связана с АЭС (в частности Чернобыльской АЭС, ликвидации аварии и т. д.) и вообще ядерным оружием и радиацией, ветераны ВОВ и военнослужащие, ставшие инвалидами вследствие ранения при исполнении своего воинского долга.
2. 500 руб. -- вычет также предоставляется инвалидам, участникам Великой Отечественной войны, различным группам военнослужащих, список большой, можете сами ознакомиться, прочитав ст. 218 НК РФ.
3. 1400 руб. -- вычет предоставляется за первого и второго ребенка, родителем или опекуном которого является работник. Вычет действует до достижения зарплаты 280000 руб.
4. 3000 руб. -- вычет предоставляется за третьего и последующих детей. Вычет действует до достижения зарплаты 280000 руб.
Удерживается НДФЛ из заработной платы проводкой:
Дт 70 Кт 68,
где счет 68 "Расчеты по налогам и сборам".
Начисление страховых взносов
Страховые взносы платит работодатель. В 2011 г. ЕСН был переименован в страховые взносы и его процент увеличился резко с 26% до 34%, что было существенным ударом по большинству мелких и средних предприятий. Сейчас этот процент уменьшен до 30% и введена дополнительная ставка 10% для зарплаты, превышающей в 2013г. 568 тыс. рублей. Но данные ставки действуют до конца 2013 г. С 2014 г. планируется вернуться к ЕСН и ставке 34%. Все эти изменения, увеличение ставок связаны со сложным состоянием пенсионного фонда и его существенным дефицитом.
Итак, в 2013 г., если общая сумма зарплаты до 568 тыс. руб., то общий процент страховых взносов составляет 30%, страховые взносы состоят из:
1. 22% -- взнос в пенсионный фонд (ПФ РФ).
Взнос в ПФ РФ в свою очередь состоит из:
· для лиц, рожденных в 1966 г. и ранее: 22% -- страховая часть пенсии (6% солидарная часть, 16% индивидуальная часть),
· для лиц, рожденных после 1966 г.: 16% -- страховая часть пенсии (6% солидарная часть, 16% индивидуальная часть) и 6% -- накопительная часть пенсии.
2. 2,9% -- взнос в фонд социального страхования (ФСС).
3. 5,1% -- взнос в федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС).
Если общая сумма зарплаты с начала года свыше 568 тыс. руб., то процент страховых взносов на выплаты свыше этой суммы составляет 10%. Все эти 10% платятся в ПФ РФ, причем для лиц любого возраста все эти 10% составляют страховую часть пенсии. Страховые взносы рассчитаны, теперь нужно отразить их в бухгалтерском учете с помощью проводок.
Страховые взносы относятся на себестоимость продукции, товаров в корреспонденции со счетом 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". Проводка: Дт 20 (44) Кт 69.
Выплата заработной платы
После того, как зарплата начислена по кредиту счета 70, а по дебету счета 70 удержан НДФЛ, оставшуюся часть зарплата выплачиваем работникам, выплачиваем, как правило, наличными из кассы. Поэтому проводка по выплате зарплаты следующая: Дт 70 Кт50.
В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.
Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.
Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.
При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.
Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.
Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.
На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.
Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.
Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо - постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.
Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.
В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.
В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:
1. По учету кадров:
- №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
- №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Срок хранения 75 лет.
- №Т-2 «Личная карточка работника»,
- №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
Срок хранения 75 лет.
- №Т-3 «Штатное расписание».
Срок хранения 3 года.
- №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.
- №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
- №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
Срок хранения 75 лет.
- №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
- №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
Срок хранения 5 лет.
- №Т-7 «График отпусков».
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).
- №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
- №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
Срок хранения 75 лет.
- №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
- №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
Срок хранения 5 10 лет).
- №Т-10 «Командировочное удостоверение»,
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).
- №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).
- №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
- №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
Срок хранения 75 лет.
2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
- №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 75 лет).
- №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет).
- №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
- №Т-51 «Расчетная ведомость»,
- №Т-53 «Платежная ведомость»,
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 75 лет).
- №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,
Срок хранения 5 лет.
- №Т-54 «Лицевой счет»,
- №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт - средства вычислительной техники),
Срок хранения 75 лет.
- №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).
- №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).
- №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:
1. Трудовым кодексом:
- Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).
- Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).
- Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).
- Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).
2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»
- Положение о персональных данных.
3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:
- о заработной плате,
- премировании,
- коэффициенте трудового участия,
- и т.п.
Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:
- Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.
- Журнал регистрации инструктажных мероприятий;
Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.
В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя , осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.
В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе - по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).
Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.
Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:
- Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда - 75 лет).
- Должностные Инструкции сотрудников.
Срок хранения - постоянно.
- Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников - 75 лет.
- Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).
- Журнал регистрации проверок контролирующих служб.
Срок хранения - постоянно.
Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75
лет.
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75
лет.
В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:
- предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
- на должностных лиц - от 300 до 500 руб.
Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:
- в публичном выступлении,
- публично демонстрирующемся произведении,
- в средствах массовой информации,
- штрафом в размере до 200 000 рублей,
- или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
- либо обязательными работами на срок до 360 часов,
- либо исправительными работами на срок до 1 года,
- либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
- либо арестом на срок до 4 месяцев,
- либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
- штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
- или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
- либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
- либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
- либо арестом на срок до 6 месяцев,
- либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.
Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.
